Réceptionniste/ Assistante Administrative
- Job Title
- Réceptionniste/ Assistante Administrative
- Mandat ID
- 27703082
- Begin Date
- 9/10/23
- Duration
- Location
-
Dorval,
Québec,
CA
- Other Location
- Description
-
Notre client, une entreprise canadienne offrant des solutions de construction dans le domaine de charpente métallique, est présentement à la recherche d'un/e RÉCEPTIONNISTE/ ASSISTANTE ADMINISTRATIVE pour leur usine située à Dorval. Ce poste est permanent et à temps plein.
Le/a RÉCEPTIONNISTE/ ASSISTANTE ADMINISTRATIVE est chargée d'une variété de tâches de bureau en soutien administratif de l'entreprise, en plus des tâches comptables. Ces tâches comprennent la coordination et la communication des activités de bureau, l'accueil et la sélection des visiteurs, la réponse et l'orientation des appels téléphoniques entrants, ainsi que la facturation.
Responsabilités:
- Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par courriel ou en personne.
- Retourner toutes les demandes de renseignements aux personnes, divisions ou départements appropriés au sein de l'organisation.
- Prendre et enregistrer des messages téléphoniques, électroniques ou écrits pour les membres du personnel.
- Dactylographie des formulaires, des lettres, des rapports et des mémos selon les besoins.
- Recevoir et distribuer toutes les formes de correspondance papier.
- Organiser, maintenir et coordonner les dossiers et les fichiers de bureau dans leurs emplacements respectifs.
- Participer à la compilation de données pour divers rapports.
- Présenter une image positive et professionnelle de l'organisation.
- Administrer et gérer le courrier entrant et sortant, y compris le courrier prioritaire, les colis, les services de messagerie et toute autre correspondance.
- Maintenir la réception dans un état de propreté et de présentation.
- Accepter et contrôler les envois entrants si nécessaire.
- Traiter et éditer les factures et les notes de crédit.
- Faire correspondre les tickets de prélèvement avec les factures.
- Séparer et organiser les factures pour le département des ventes.
- Trier et envoyer toutes les factures aux clients.
- Recevoir et remplir les reçus pour les paiements de tiers, qu'il s'agisse d'espèces, de chèques ou d'autres formes de paiement.
- Comptabiliser et faire correspondre les paiements dans le grand livre des comptes.
- Examiner tous les soldes créditeurs, les remboursements et les ajustements et appliquer les ajustements et/ou les corrections aux dossiers de facturation.
- Créer des rapports de production pour le directeur des opérations.
- Mettre à jour et maintenir le système d'inventaire.
- Maintenir un niveau élevé de connaissances, d'éthique et de pratiques professionnelles dans les relations avec les clients, les fournisseurs, les pairs, les subordonnés, les superviseurs et les autres acteurs clés de l'entreprise.
- Se comporter de manière professionnelle en faisant preuve d'intégrité et de respect à l'égard des clients, des fournisseurs, des pairs, des subordonnés, des superviseurs et des autres parties prenantes de l'entreprise.
- Comprendre, soutenir et respecter les politiques, programmes et procédures de l'entreprise en matière de santé et de sécurité en communiquant et en promouvant la santé et la sécurité auprès des collègues et des subordonnés.
- Participer à l'inventaire trimestriel de l'entreprise.
Au niveau des Ressources Humaines :- Développer une structure interne au sein du service d'expédition ; développer, encadrer et guider les employés.
- Examiner l'ensemble du travail effectué par les chauffeurs pour s'assurer qu'il soit complet, précis et de qualité, et identifier leurs exigences en matière de performances ainsi que les besoins de formation de l'entreprise.
- Contribuer à l'élaboration de plans de succession pour le remplacement des employés clés.
- Promouvoir le travail d'équipe au sein des départements et entre eux.
- Organiser et documenter des réunions régulières avec les chauffeurs afin de discuter, d'examiner et de mettre en œuvre des éléments tels que les procédures nouvelles/existantes, les politiques de l'entreprise, les performances du département et les discussions sur la sécurité.
- Participer au processus de sélection, à l'évaluation des performances, à la discipline et à la formation et recommander des actions telles que l'embauche, les promotions et les mesures disciplinaires appropriées.
Pré-requis:- Bilinguisme essentielle
- Professionnalisme et diplomatie
- Personnalité chaleureuse et accueillante
- Souci de travail bien fait & minutie
Conditions de travail:- Culture d’entreprise exceptionnelle
- Horaire de 7 :30 à 16 :30 du lundi au vendredi
- Plan complet d'avantages sociaux + plan de retraite;
- Salaire au-dessus du marché + partage des bénéfices
- Required Skills
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Bilinguisme
- Openings
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